(36) Devengo y movimiento de caja

Introducción

Es el tema más controvertido de la contabilidad. El que da lugar a diferentes interpretaciones dependiendo quien lo analice y por tanto cuando la interpretación está dirigida a objetivos concretos y no de buena fe, puede dar lugar a lo que llamamos ingeniería contable. Un concepto a veces difícil de entender, para el que no tiene nociones de contabilidad. A veces confuso. Hablamos de de devengo.

Devengo frente a movimiento de caja

Todos tenemos muy claro cuando entra y sale la caja, pero es más difícil de ver cuando se produce el hecho económico, muchas veces como hemos comentado, sujeto a interpretación. 

El hecho económico, como podemos intuir, no depende del movimiento de la caja. Depende de que se ejecuten las condiciones que completan la transacción que estemos analizando. No son dos cosas que se produzcan siempre de forma simultánea. A veces coinciden en el tiempo, la mayoría de las veces no.  

Ejemplo

Vemos un ejemplo que nos dan una idea más clara. Podemos vender nuestro coche a un tercero y acordar que nos pagarán en una semana. En el momento de la firma del contrato de compra venta, se produce la transmisión de la propiedad. Desde ese momento, el comprador ya puede utilizar su nuevo medio de transporte. Suponemos que a los dos días, el tercero, tiene un accidente y el coche se declara en siniestro total. A la semana tal y como hemos acordado, cobramos lo pactado aunque el comprador ha dejado de tener coche. Eso es así, porque la transmisión ya se había producido. La propiedad y movimiento de caja se producen en momentos diferentes. Otra cosa hubiese sido, que la venta se hiciese coincidir con el pago y que le hubiésemos dejado utilizar el coche al futuro comprador, una semana antes de que fuese de su propiedad. Aquí no hay que confundirse. La propiedad no se ha transmitido. A los dos días el futuro comprador tiene un accidente y el vendedor se ha quedado sin coche. El futuro comprador no tiene obligación de efectuar un pago. El hecho económico, como podemos intuir, suele estar muy relacionado con un acto jurídico documentado, que certifica y obliga a las partes. En ese mismo acto jurídico se establece el medio y los plazos de cobros y pagos por ambas partes. Al separarse el hecho económico y el movimiento de caja, la cuenta a cobrar y pagar ya no dependen del hecho económico, que ya se ha producido, sino de las condiciones acordadas.  

No siempre es fácil tenerlo claro

Ya hemos visto la importancia de detectar el hecho económico. Cuando existe un acto jurídico en el que se establece es más fácil. Pero a veces es más complicado y sujeto a interpretación. Por ejemplo, cuando hay una compra venta, hecha sin documento firmado de por medio, en el que se establecen todas las condiciones ¿Cuándo se produce la transmisión? ¿en el momento de la entrega?, ¡en el momento de la fabricación?, ¿en el momento que se acuerda?. Cuanto menos dejemos a la interpretación mucho mejor. Ante operaciones de poco valor, tiene poca importancia e incluso puede ser más costoso completar todas las formalidades para dejarlo claro. Sin embargo, ante transacciones de volumen y riesgo, hay dejarlo reflejado por escrito. Muchas veces, los términos en el comercio internacional se pueden invocar con una sola palabra como son los Incoterms, de los que hablamos en el podcast número 38. 

Determinar el hecho económico es importante, porque determina cuando se debe contabilizar una transacción. La contabilidad está basada en el devengo. El devengo es el establecimiento del hecho económico, el hecho jurídico que impone obligaciones a las partes en cualquier transacción. 

Contabilidad frente a Flujo de efectivo

En el pasado y para quien no tiene formación, la contabilidad se ha llevado siguiendo el criterio de caja. Salvo que todas las operaciones se hagan al contado, surgirán errores. Esa forma de hacer las cosas, hace que no se cometan error en la gestión de la tesorería, pero la contabilidad estaría mal.

Ya hemos visto que en muchas transacciones la caja no coincide con el hecho económico. El criterio de caja es por tanto diferente al criterio de devengo. Por eso, no debemos equipararlos y no debemos dejarnos confundir, porque en algunas transacciones coincidan en fecha. Por ejemplo, cuando compramos en el supermercado, el criterio de devengo, o hecho económico coincide con el criterio de caja. Mientras estamos seleccionado los artículos que irán en nuestro carro de la compra, estos son propiedad del supermercado. Están en nuestro carro, pero siguen siendo del supermercado. En el momento que pasamos por caja y pagamos, pasan a ser de nuestra propiedad.  

Una vez que tenemos claro que el hecho económico (devengo) puede ir por un lado, y que la caja por otro (criterio de caja). Tenemos que saber diferenciarlos y utilizarlos bien en función de nuestras necesidades. El Balance y Cuenta de Resultados de una empresa, están hechos con criterios de devengo. El Estado de Flujo de Efectivo nos da la generación de caja, partiendo de Balance y Cuenta de Resultados, con criterio de devengo y haciendo los ajustes necesarios para convertir lo movimientos a movimientos de caja.  Ver el video sobre Balance de situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Estado de Flujo de Efectivo.

Diferencias a considerar y tener en cuenta.

El resultado confeccionado con criterio de devengo nos da el excedente entre los ingresos y los costes de la empresa: los beneficios. La empresa puede haber vendido mucho y no tener un euro en el banco. ¿Por qué? Porque en las condiciones de la transacción se acuerda que el cobro se realizará a plazo, en unos días o meses. De forma inversa con los proveedores. La empresa ha podido invertir y no haber tenido salida de caja. Tendrá un pasivo, una deuda, pero la caja no se ha movido en el momento en el que la inversión pasa a ser propiedad de la empresa y puede hacer uso y disfrute de ella. 

Es por ello, que una empresa puede haber vendido mucho, generado muchos ingresos con margen, mucho beneficio y estar en situación de falta de liquidez o quiebra, si esas ventas no se convierten en caja. Ya se dice que vender mucho, si no se cobra, es perder mucho. Cuanto más se venda, más de pierde. Aquí entendemos el concepto de gestión de buscar menos crecimiento y más rentabilidad. Siempre es difícil vender, pero mucho más vender bien, con clientes confiables.

Una vez que tenemos claro ambos conceptos, tenemos que analizar las situaciones más complejas para evitar cometer errores. Un ejemplo muy utilizado es el pago de la prima de seguro al comienzo de año, sin haber disfrutado del servicio. En el día uno se paga toda la prima, pero el devengo se va produciendo a lo largo del transcurso de año. Por ese motivo, cuando se cancela la prima a mitad de año, se suele devolver la mitad de lo anticipado. En el momento de hacer frente al pago, tenemos una cuenta a cobrar con la aseguradora, que se irá descargando contra la cuenta de resultados según va pasando el tiempo.  ¿Se te ocurre algún ejemplo adicional?