Cuando hablamos de estructura organizativa en una empresa u Organización, nos estamos refiriendo a organizar las personas y sus funciones dentro de una empresa. Cada empresa es una realidad y por tanto la estructura organizativa tiene que ser un traje a medida. Cuando se establece la organización de una empresa es importante tener en cuenta muchas variables. Es uno de los elementos estratégicos. Gran parte del desempeño de toda organización depende para bien o para mal de cómo se organicen sus piezas. El orden de los factores sí afecta al producto.
Centralización o descentralización
El primer punto que siempre se plantea es si se necesita una organización centralizada o descentralizada. Es decir, una organización de empresa en la que las decisiones se tomen entre muy pocas personas, centralizada, o que las decisiones en la empresa se tomen en el lugar en el que se originan los problemas o las situaciones, descentralizada. Es evidente, que la alta dirección de la empresa siempre tomara determinadas decisiones independientemente de que se trate de una organización centralizada o descentralizada. Decisiones como la estrategia, la misión o visión, la aprobación de inversiones y financiaciones relevantes, la entrada en nuevos mercados y un sin fin de decisiones de alto calado. Sin embargo, en las organizaciones centralizadas, además de las comentadas, también se toman decisiones del día a día, tácticas diríamos. Los equipos no son autónomos, sino meros ejecutores de las decisiones que se toman entre muy pocos. Todo pasa por el núcleo, y se deja poco margen de maniobra a las unidades de negocio que tienen que reportar cualquier cosa que exceda un nivel o cantidades, que en muchos casos nos parece una locura teniendo en cuenta el tamaño de la organización.
Las organizaciones descentralizadas son más ágiles y son ideales para acometer un crecimiento acelerado o una situación de cambio continuo. Sin embargo, son más difíciles de controlar. Las organizaciones centralizadas, son ideales para acometer procesos de reducción de costes y reducción de tamaño en el negocio de la empresa, y tienen el problema de que son lentas y tienen numerosos cuellos de botella. Muchas veces para cuando se toma la decisión ya se ha perdido el tren, más aún en el mundo acelerado en el que vivimos.
Toda empresa con una serie de años de vida y cierto tamaño, ha pasado de la centralización o la descentralización varias veces a lo largo de su existencia. Los viejos del lugar, ya descreídos, suelen comentar con sorna, que la cosa puede ir de modas, o lo que haya dicho la consultora estratégica de turno, en ese determinado momento.
La organización no es un ente, son personas
Cuando diseñamos una organización para una empresa tenemos que acomodar las responsabilidades con las personas y sus capacidades y experiencia. Es por ello, que muchas organizaciones pueden no tener sentido desde fuera, pero cuando se analizan los componentes del equipo puede ser más coherente. Es por ello, que cuando determinadas personas salen de una empresa, puede provocar cambios en la organización de la misma y no un mero cambio de peones. Es fácil ver situaciones en las que ante la salida de un alto directivo, el que le sustituye asume menos poder y responsabilidad y este poder y responsabilidad no asumida por el nuevo se reparte entre otros miembros del equipo.
Con conocimiento interno o apoyados en un experto
Diseñar una organización, que se puede hacer de forma interna o se pueden contar con el asesoramiento de empresas de consultoría estratégica o de recursos humanos, depende en su parte fundamental de las personas. Evidentemente, hay que encajar obligaciones y responsabilidades con personas, pero las responsabilidades y obligaciones, se pueden dividir y distribuir, pero las personas son las que son. Es importante tener en cuenta este hecho, porque las personas venimos con nuestras particularidades, potencialidades, excentricidades, manía, psicosis, iniciativas, experiencia, situación personal y familiar, deseos, anhelos, objetivos, sueños, capacidades, miedos, ambiciones, limitaciones, dudas, etc.
Personas con herramientas y recursos
Por ello, no es suficiente con diseñar una organización que cumpla los objetivos de la empresa y en las diferentes áreas de la misma. No es suficiente, con colocar en esa organización con capacidad para ejercer las funciones que se le demandan. Es necesario, tener una visión global. Es necesario dar a esas personas las herramientas tangibles e intangibles para que tengan éxito. Es necesario cuidar los mensajes que damos a todas las personas que forman la empresa cuando diseñamos la organización. Es necesario, mostrar una coherencia entre lo que se busca y se dice que se busca y lo que se hace con hechos para lograrlos.
Además de colocar a las personas más adecuadas en los puestos y partes de la organización, tienen que ser personas que se lo merezcan y que las personas de la empresa así lo vean, no solo el equipo de dirección. Ascensos internos siempre darán una mejor imagen que fichajes de fuera. Se recompensa el valor, el compromiso y el progreso profesional. Además serán personas que conocen la organización y encima dejarán huecos para que otros en cascada puedan también ir progresando en responsabilidades.
Dicho esto, habrá veces que hay que recurrir al conocimiento externo para reforzar un área que está estancada y en la que las capacidades de las personas internas no son las más adecuadas para una promoción interna. No hay nada peor que la endogamia. Es bueno confiar en el talento interno, lo mejor, pero si por cualquier motivo, no es posible, no hay que dudar en fichar fuera, lo que no se tiene dentro. El problema es fichar fuera algo peor que lo que tienes dentro, por desconocimiento, o por valorar más lo desconocido o lo de fuera que lo de dentro, que lo das por asumido. Si viene alguien de fuera y no aporta nada diferencial, no debería haber entrado en la empresa.
A las personas, también hay que darle los incentivos para que puedan estar motivados y dar lo mejor de ellos mismos. Si se pone en un puesto de responsabilidad a una persona con iniciativa, capacidad, confianza y se le niega la capacidad de tomar decisiones, siendo un mero supervisor o ejecutor, sin ninguna influencia en lo que se hace, se le niega la capacidad de desarrollar toda su potencia y encima se le desincentiva. Otra opción es dar a una persona la responsabilidad y los galones y no reconocerle los beneficios y recompensas. A todo el mundo se le queda cara de tonto cuando se le trata como un tonto. Se puede tener paciencia, pero si alguien no se revuelve en esa situación es que no es una persona que busque aportar valor a la empresa. Será una persona que busca el puesto y que le da igual todo lo demás. Tienen el puesto y si tiene que decir que si a todo, le da igual porque su objetivo es el status, no aportar valor desde su mayor responsabilidad.
Organización integral, no solo de los niveles superiores
Otro de los grandes problemas de las empresas cuando diseñan sus organizaciones es jerarquizar y preocuparse solo de los niveles superiores. Todo el mundo tiene una responsabilidad y trabajo a desempeñar en una organización, ya sea el puesto de CEO o el de analizar datos o el de relacionarse con el cliente, o el de reponer una estantería. Todos tienen su importancia y como tal hay que tratar a las personas. Tenemos tendencia a mirar hacia arriba y hay que mirar en 360 grados, porque todos nos relacionamos con todos. No he conocido a nadie que haya triunfado con su trabajo individual. Siempre los éxitos dependen del equipo. Incluso Rafael Nadal, que practica un deporte que consideramos individual, siempre habla de la fuerza y el trabajo del equipo que tiene detrás.
Cuando hemos hablado de organizaciones, hemos hablado de organizaciones que enlazan personas y funciones. También podemos hablar de estructuras organizativas que enlacen proyectos con personas u equipos multidisciplinares. En un mundo en el que cada vez es necesario acometer cambios de forma más rápida y los cambios organizativos suelen demorarse en el tiempo, el hecho de tener cierta flexibilidad en la organización es importante. Áreas como las de innovación, procesos de mejora, emprendimiento interno, desarrollo de productos, necesitan de equipos formados ad hoc para solventar el problema que se hacen y deshacen por proyecto y que tienen en su seno a personas de muy diversas experiencias, conocimientos, inquietudes y capacidades, unidas por el objetivo común de resolver el problema o la situación que se les pone encima de la mesa.
Conclusión
Es por ese motivo que considero que como se hacen las cosas es tan importante como el hecho de hacerlas. Todo es comunicación. No solo los comunicados oficiales tanto internos o externos que toda empresa. Lo que se dice, lo que no se dice y cómo se dice está comunicando. Tratamos con personas y aunque cada uno es un mundo y hay personas que no están satisfechas con nada de lo que se haga por su negatividad, cuando las cosas se hacen bien, la inmensa mayoría está contenta y una organización de personas contentas es una organización que tienen muchas probabilidades de tener éxito.
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Me gustaría contar con vuestras experiencias y conocer cómo veis o habéis visto los cambios organizativos en vuestras empresas. La vida está llena de anécdotas que ilustran conceptos que nos hacen aprender.
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