(57) Presupuesto

Para el común de los mortales, presupuesto es lo que pedimos como compradores cuando queremos realizar una compra importante. Una compra, en la que vamos a dedicar recursos que son relevantes para nuestra economía. Queremos tener una idea de lo que nos va a costar la compra de un coche, la reforma de la casa, o el viaje soñado, largamente aplazado y que por fin, vamos a realizar. Pedimos una información sobre cuanto nos va a costar y si se puede acomodar a nuestras finanzas personales.

En la empresa

Sin embargo, cuando nos circunscribimos al mundo de la empresa, presupuesto, tiene otras connotaciones. Miramos también al futuro, pero desde una perspectiva global. Cuando realizamos un presupuesto a un cliente, la empresa analiza lo que le va a costar producir el bien, establece un margen de beneficio y ese es el presupuesto, o precio que se le va a cobrar al cliente. Puede ser cerrado, es decir, si al final a la empresa le cuesta más, el sobrecoste va contra su margen o puede ser abierto, una estimación, pero si hay sobrecoste, se discute con el cliente, se explica y al final se acabará cobrando ese sobrecoste . En las empresas también se llama a este documento Propuesta («proposal«).

Desde el punto de vista de empresa, el Presupuesto («forecast«), es un documento de gestión. Es un ejercicio en el que se pretende anticipar lo que va a pasar en el siguiente año, en el siguiente ejercicio económico.

Diferencia con la contabilidad

La contabilidad es una obligación legal. Quieras o no, toda empresa tiene que tener su contabilidad. Toda empresa tiene que presentar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil. Cualquiera puede acudir al Registro Mercantil y obtener las cuentas anuales de la empresa que quiera, pagando un pequeño importe. Toda empresa que no presente su cuentas anuales en el registro mercantil, recibe como penalización la imposibilidad de registrar nada y por tanto ante cualquier cambio que se quiera realizar, como es un cambio de socios, ampliaciones de capital, etc., que necesite la inscripción en el Registro Mercantil para su efectividad, tendrá un problema porque estará cerrada la hoja de registro hasta que se cumpla con la obligación de presentar cuentas.

La contabilidad es un registro de lo que ha pasado en la empresa en el último ejercicio, apoyándose a efectos comparativos en el anterior. Por eso se presentan los saldos iniciales, que son los finales del mes anterior y todo lo acontecido durante el año. Es pasado. No se puede hacer nada. Es lo que fue.

Por contraposición, el presupuesto, podríamos decirlo así, es una contabilidad del futuro. Es un trabajo en el que tratamos de anticipar a un año vista, como quedaría nuestra contabilidad. Proyectamos. Miramos al futuro. La empresa realiza una cuenta de resultados, balance y estado de flujo de efectivo a un año vista.

¿Por qué realizamos un presupuesto?

Los habituales del blog, me habréis leído muchas veces que el futuro nadie lo conoce. ¿Por qué realizar un presupuesto entonces? En primer lugar, porque solo el hecho de hacerlo, nos obliga a tener un conocimiento mucho mayor de nuestra empresa, de nuestra fuente de valor, ventaja competitiva, avatares y riesgos, tener en cuenta detalles que pueden ayudar o perjudicar el desarrollo futuro de la empresa. Ya solo eso, aporta muchísimo valor para muchas empresas, sobre todo, empresas que tienen procesos de negocio menos estructurados.

El objetivo fundamental y canónigo, que aparece en los manuales es tener unas cifras, con las que comparar. Por eso, se suele desglosar en presupuesto mensuales. Cifras con las que comparar la realidad con lo esperado, para conocer que está pasando en el mercado, que está pasando en nuestra empresa, que está cambiando, y poder tomar las decisiones para corregir el rumbo si es necesario o en el mejor de los casos, potenciar situaciones o actuaciones que están saliendo bien para sacarles el máximo partido.

El presupuesto tiene que ser un instrumento de ayuda, no un instrumento de fiscalización y desmotivación. La realidad cambia mucho y hay que ver, sobre todo si no se cumplen los objetivos, que parte de responsabilidad está en lo que hacemos, y que parte proviene de las circunstancias, muchas de ellas temporales, en las que la empresa se ve inmersa. A título de ejemplo, es imposible que ninguna empresa haya cumplido sus presupuestos en el 2020, tras la aparición del Covid.

Los presupuestos no se suelen cumplir, pero el hecho de tener un objetivo y tener analizado porque no se cumple lo que pensábamos iba a pasar, da mucho valor a la empresa. Cuando la empresa entra en una dinámica de presupuestación anual, con un sentido positivo, ese valor es creciente año a año. Se puede decir de alguna forma que se ve la profesionalización de la empresa, el conocimiento de lo que pasa. Es como conducir un coche en la oscuridad con luces cortas y largas, no solo con las cortas. Mayor poder de reacción a lo que pasa y mayor velocidad, sin sacrificar la seguridad.

Muchas empresas o «start-up» pueden sentir la tentación de no implementar un sistema de presupuestación por falta de equipo capaz de hacerlo. Muchas veces las prioridades son otras y no puede ser que sea más caro el collar que el perro. Sin embargo, en un mundo en el que el «outsourcing» se aplica a casi todo, teniendo como ejemplo las grandes empresas, se puede tener un asesor que optimice el valor que se obtiene, con respecto al coste que hay que asumir, para obtener dicho valor.

Conclusión

La contabilidad es algo que todo el mundo tiene por que le obligan. La contabilidad de gestión en la que el presupuesto es una de sus herramientas principales, es algo que las empresas deben decidir si implementar o no. Es una decisión que a medio y largo plazo da muchos beneficios. Un intangible que hay que saber ver, porque no es algo por lo que obtengamos flujo de caja a corto plazo.